Télétravail post-covid 19 : on vous guide !

Mis à jour : avr. 29

La crise du coronavirus et le contexte de confinement ont incité de nombreuses entreprises à mettre en place le télétravail pour leurs collaborateurs. Après plus d’un an d’expérimentation (pour certains), de nombreuses organisations sont aujourd’hui prêtes à imaginer un après covid dans lequel le télétravail aurait une place privilégiée. Il est alors temps de penser à organiser et à penser l’encadrement de cette pratique. C’est à cette seule condition que le télétravail peut devenir à la fois un avantage pour l’organisation et une source de bien-être pour les salariés. Découvrez dans ce guide, co-écrit avec Claire Masquelier, comment instaurer le télétravail de manière efficace dans votre entreprise !



EN PREMIER LIEU, BIEN DÉFINIR LES TERMES


Avant toute chose, il est nécessaire de bien savoir de quoi l’on parle ici ! Le terme télétravail désigne une forme d’organisation du travail dans laquelle des missions qui auraient pu être exécutées dans les locaux de l’entreprise sont effectuées à distance. Le télétravail se met en place de façon ponctuelle ou régulière, mais toujours volontaire, et grâce à l’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC). Il inclut à la fois le « home-office », réalisé depuis le lieu de résidence des salariés, et le travail réalisé depuis des espaces de coworking, bibliothèques ou autres bureaux partagés.


Il ne faut pas confondre le télétravail avec le travail à domicile – rémunéré au forfait en fonction des tâches à réaliser, sans lien particulier à une entreprise, comme cela peut être le cas pour les couturiers, architectes, psychologues ou assistant.e.s maternelle – ni avec le travail nomade qui caractérise les situations où les salariés se déplacent fréquemment sur différents sites ou chez différents clients.


Si le télétravail séduit de plus en plus de collaborateurs (malgré les difficultés liées à la crise sanitaire), sa mise en place nécessite cependant un accompagnement sur la base d’une méthodologie rigoureuse. Il en va du succès de cette démarche !


©Claire MASQUELIER



EN AMONT, FORMER AU MANAGEMENT À DISTANCE


La fonction managériale doit absolument être accompagnée et soutenue dans ses nouveaux rôles. En effet, avec la mise en place du télétravail, les managers doivent désormais être prudents quant aux travailleurs isolés et adopter les mesures nécessaires (Protection Travailleur Isolé, interventions d’experts en sécurité …), et prêter encore plus attention aux risques psychosociaux. En effet, le travail à distance peut accentuer l’exposition à certains facteurs de risques, notamment l’isolement, les difficultés de communication, mais également une augmentation de la charge et du rythme de travail et une fragilisation de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle. De plus, il est important de garder à l’esprit que les signaux faibles de souffrance sont moins facilement perceptibles à distance, ce qui requiert une vigilance toute particulière.


Pour permettre un déploiement du télétravail dans les meilleures conditions possibles, il est notamment recommandé de former les managers, mais aussi les collaborateurs, à :

  • l’utilisation des outils collaboratifs

  • à la communication à distance

  • aux règles d’hygiène et de sécurité du travail

  • à la prévention des tensions émotionnelles

  • aux postures du travail sur écran

  • et à la gestion du temps de travail (Vayre & Delfosse, 2019).


Sachez enfin qu’il est du ressort du manager de promouvoir les bonnes pratiques et les échanges vertueux à distance au sein de l’équipe.


CONCEVOIR UNE MÉTHODOLOGIE DE DÉPLOIEMENT


Mettre en place cette méthode de travail est l’occasion pour un employeur de prouver à ses collaborateurs qu’il leur fait confiance, d’avoir une image d’entreprise moderne, d'optimiser ses bureaux et de réduire ses frais locatifs.


Pour cela, il faut avant tout faire un état des lieux de l’entreprise. Ce n’est qu’en procédant d’abord à un audit interne qu’un employeur peut concrétiser efficacement la mise en place d’un tel changement.


Cette analyse permet de capitaliser sur le potentiel de l’entreprise, en commençant par recenser les postes télétravaillables. Il est nécessaire de réaliser cet inventaire aux côtés des membres de la Direction Informatique (DSI), de la Direction des Ressources Humaines (DRH), et des représentants en charge de la santé, de la sécurité et de l’hygiène au travail. Il faut ensuite lister l’ensemble des outils nécessaires et indispensables à l’activité, tels que les ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.


La méthodologie de déploiement peut également comprendre une phase d’expérimentation du télétravail. Même s’il a déjà été mis en place dans le cadre de la crise, il est important de garder à l’esprit que les conditions dans lesquelles les salariés ont dû télétravailler n’ont rien à voir avec le télétravail classique (imposition du télétravail, rapidité de la transition, absence de certains équipements, peu ou pas de bonnes pratiques, …). Avant d’acter définitivement le déploiement du télétravail, il est nécessaire de s’assurer que celui-ci, mis en place correctement, conviendra au plus grand nombre. Il convient donc en premier lieu de cadrer cette expérimentation (environnement spatio-temporel, calendrier, outils…), et de la mettre en place auprès d’un panel hétérogène et représentatif des salariés de l’entreprise.


L’expérimentation a porté ses fruits ? Voyons maintenant les bonnes pratiques à respecter pour que le télétravail fonctionne sur la durée !


ASSURER LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ À DISTANCE


Pour garantir de bonnes conditions de travail et contribuer au bien-être et à la sécurité des collaborateurs, il faut avant tout obtenir les pièces justificatives nécessaires à leur sécurité (attestation d’assurance habitation, diagnostic électrique sans anomalie, et attestation sur l’honneur du salarié). Il est également nécessaire de leur fournir le matériel professionnel et d’assurer la maintenance informatique, afin que les télétravailleurs puissent accéder aux logiciels et outils d’entreprise tout en se trouvant à l’extérieur de l’établissement. Au niveau sécurité, il est conseillé de faire réaliser un audit d’électricité pour veiller à ce que l’installation du télétravailleur soit conforme et sûre.


Les nouvelles maladies professionnelles liées au télétravail (notamment les Troubles Musculo-Squelettiques dus au manque d’ergonomie et postes de travail non-adaptés) doivent également faire l’objet d’une surveillance sérieuse. Il faut également redoubler de vigilance quant aux Risques Psychosociaux (RPS) qui peuvent être causés par l’isolement et la rupture du lien social. Le burnout, le sentiment de solitude, les pratiques addictives et la négligence sont des manifestations à prendre en compte. Les troubles psychosociaux peuvent par ailleurs être plus compliqués à repérer avec la distance. C’est pourquoi la communication est indispensable pour s’assurer de repérer les situations de souffrance de manière précoce.


Enfin, il est indispensable d’assurer une bonne Qualité de Vie au Travail (QVT) et de garantir le bien-être des salariés. Pour cela, l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, le droit à la déconnexion et aux temps de pause, ainsi que la prévention des accidents du travail à domicile doivent être respectés. Il est notamment impératif que l’employeur respecte les horaires de travail et ne contacte les salariés que pendant celles-ci.


EN TOUT TEMPS, RESPECTER LES BONNES PRATIQUES


La règle principale pour mettre en place le télétravail est le volontariat des deux parties. En effet, ni le collaborateur ni l’employeur ne peut imposer cette méthode de travail (sauf en cas de crise sanitaire bien entendu).


Il est également important de retenir que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables dans les bureaux. En contrepartie, celui-ci est soumis aux mêmes obligations qu’au sein de l’établissement. Par ailleurs, concernant les dépenses énergétiques liées au télétravail (internet, électricité, chauffage …), sachez que les salariés, eux, sont en droit de demander une indemnité forfaitaire à leur employeur (bien que rien n’oblige ce dernier à rembourser les frais liés au télétravail). Selon le site de l’URSSAF, pour pallier les coûts liés à la consommation des télétravailleurs, ainsi que les frais qui sont engagés par le salarié en condition de télétravail, l’entreprise peut rembourser :

  • Jusqu’à 10€/mois à ses employés qui pratiquent le télétravail une fois par semaine, soit quatre jours par mois.

  • Pour 2 jours de télétravail par semaine, le forfait s’élève à 20€/mois ;

  • Pour 3 jours/semaine à 30€/mois.



©Pseeko


Il est important de savoir que les salariés n’ont pas besoin de justifier ces frais pour obtenir les remboursements.

L’employeur doit également assurer et garantir la protection des données utilisées et traitées par ses collaborateurs.


Enfin, la mise en place du télétravail repose sur trois piliers clés que sont

la confiance entre supérieurs et collaborateurs, mais aussi entre collègues, afin que l’autonomie permise par le télétravail ne se transforme pas en pression supplémentaire

la communication, avec notamment une mise à disposition d’outils de communication à distance fonctionnels et l’organisation de points réguliers

et la responsabilité de chacun dans le bon déroulement de cette nouvelle organisation du travail.


ENFIN, ACTER LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL


Pour instaurer correctement cette nouvelle méthode de travail dans une entreprise, il faut d’abord formaliser sa mise en place. Bien qu’à la suite de l’Ordonnance Macron de Septembre 2017, la loi 2018-217 ait affranchi le télétravail de tout support contractuel (avenant ou contrat de travail), il n’en demeure pas moins qu’il est nécessaire de l’encadrer. Cet accord peut éventuellement se faire directement avec le salarié (à l’oral, par email ou courrier), mais il est conseillé de rédiger un accord collectif ou d’entreprise, ou à défaut une charte.


En effet, l’employeur doit décrire précisément qui est autorisé à devenir télétravailleur, à quelle fréquence, quels jours, et s’il s’agit d’un acte ponctuel ou régulier. Il doit également mentionner l’organisation du télétravail (en demi-journée, journées complètes etc.), si celui-ci doit être soumis à validation du manager, et préciser le maintien de tous les avantages. En contrepartie, le collaborateur doit bien déclarer sa/ses journée(s) de télétravail en amont, et indiquer le lieu où il le pratiquera.




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